Cómo hacer un inventario de almacén de forma rápida y eficiente


Tanto si hablamos de una pequeña o mediana empresa como si lo hacemos de una gran compañía con una cadena de suministro compleja, realizar un inventario es siempre una ardua y, en ocasiones, tediosa tarea. El volumen de artículos cambia, también lo hace el personal involucrado, pero siempre es una operación aburrida que conlleva mucho tiempo, tiempo que bien podría invertirse en otras tareas.

Lamentablemente, y por duro que sea, ninguna empresa puede evitar hacer inventario de forma periódica, ya que es una tarea fundamental para controlar la situación de su almacén en términos de existencias de materiales, productos y productos semielaborados al final de un período determinado. 

Si hablamos de un eCommerce, hacer inventario es aún más importante para evitar las discrepancias entre las existencias físicas y las que se guardan en su tienda online. El consumidor actual es cada vez más exigente y espera rapidez y agilidad en la entrega de los productos y, por esta razón, los Centros de Distribución han asumido un papel estratégico en la cadena de suministro que les obliga a organizarse al máximo, incluso si ello conlleva hacer inventario varias veces al año para mantener información precisa sobre la cantidad y disponibilidad del producto.

Las nuevas tecnologías han significado un gran cambio y evolución en los procesos industriales y, en particular, en la automatización de la gestión de almacenes con muchas implicaciones positivas para la ejecución del inventario.
Pero no nos adelantemos, antes que nada tenemos que entender las tres razones principales por las que se necesita un inventario:

1. Obligaciones legales

En primer lugar, merece la pena recordar que hacer un inventario es imprescindible para cumplir con los principios legales y fiscales para cuantificar y evaluar el stock. En particular, el inventario es fundamental para cerrar las cuentas anuales de una empresa, debiendo iniciarse al empezar un negocio y realizarse todos los años a partir de entonces. En este último caso, debe estar relacionado con la fecha de finalización del año específico de la empresa y contener todos los bienes divididos en categorías según el tipo y el valor de cada elemento individual para poder estimar el valor de la empresa en términos de activos y pasivos y luego se anotará en sus registros de inventario. El inventario se presenta junto con las Cuentas Anuales de la empresa, el Estado Financiero y las Cuentas Resumidas.

2. Asegurar la eficiencia en el proceso de producción

El segundo motivo por el cual es necesario hacer inventario hace referencia a la gestión del almacén y de los pedidos. Un inventario preciso y completo le permite realizar un seguimiento de todos los productos almacenados. Cualquier retraso debido, por ejemplo, a la falta de una materia prima necesaria para el proceso de producción afectará negativamente a los ingresos de la empresa.

3. Obtener disponibilidad de stock precisa

Un problema muy común en algunas empresas es que no disponen de información precisa sobre la disponibilidad real de stock debido a las diferencias entre los productos físicamente en el almacén y la cantidad contabilizada. Para evitar tales discrepancias, es necesario ser muy meticuloso y controlar todas las operaciones llevadas a cabo en el almacén para poder observar cualquier mercancía que se esté agotando y proceder a reordenarlas a tiempo para la producción y/o enviar el pedido al cliente. Para optimizar esta tarear, la mejor solución es programar el reordenamiento de los artículos para tener en cuenta los plazos de entrega para la entrega al cliente y la entrega de sus proveedores.


Cómo hacer un inventario de almacén de forma rápida y sencilla

Una vez claros los motivos por los cuales es necesario hacer inventario, vamos a analizar en detalle cuatro fórmulas para controlar el stock, yendo desde la más básica y sencilla hasta la más precisa y automatizada:

 

1. Papel y bolígrafo (y calculadora)

Se trata del método más tradicional para hacer inventario y definitivamente solo es adecuado si se trata de un pequeño almacén con una cantidad limitada de productos. En este caso, lo primero que se debe hacer es dividir los productos en categorías. Si no hay categorías predefinidas, dependerá de cada empresario encontrar la mejor manera de subdividirlas según su negocio.

A continuación, procederíamos con otras subdivisiones de productos, teniendo en cuenta la velocidad con la que se agotan los artículos para poder vigilar los que requieren un mayor control.

Para obtener una descripción general de la situación del stock del almacén, debería anotarse la información junto a cada categoría de macro del producto, que incluye los nombres de los proveedores y el nivel mínimo de stock requerido.
Seguidamene, definiríamos los estantes y catalogaríamos los productos anotando todo en varias hojas y creando tablas que reflejen las subdivisiones físicas dentro del almacén.

A continuación podríamos crear, por ejemplo, una tabla con información sobre la categoría a la que pertenecen los productos, la fecha de llegada del producto, el costo del producto, la cantidad, etc., y así tendríamos una base de datos adecuada.
Es imprescinbile matener la hoja constantemente actualizada para evitar encontrarnos con demasiadas operaciones de catalogación al mismo tiempo, lo que aumentaría la probabilidad de errores.

 

2. Hacer inventario mediante una hoja de cálculo de Excel

Una solución sencilla para acelerar las operaciones de inventario es administrar el almacén de manera eficiente, cuidadosa y meticulosa. Esto significa realizar un seguimiento constante de todas las operaciones que se llevan a cabo en su interior: envíos, pedidos, stocks, devoluciones, etc. En caso de no disponer de un software de gestión empresarial que pueda hacer esto automáticamente, podría utilizarse una sencilla hoja de cálculo de Excel. De esta forma, al final del año no sería necesario invertir tanto tiempo revisando todo, sino que se dispondría de tablas resumen detalladas.

Para desarrollar su propia aplicación de administración de almacenes usando hojas de cálculo de Exce es recomendable:

1.- Utilizar tres hojas separadas:
     - Una para productos, donde se registre la lista completa de productos con su proveedor relativo y la información de existencias
     - Una para los movimientos de entrada de mercancías para registrar la fecha de llegada y la cantidad de mercancías en el almacén
     - Una hoja para los envíos

2.- Si el almacén se utiliza para almacenar materias primas, productos semielaborados y productos terminados, en este caso se utilizarían tres archivos separados para distinguirlos.

3.- Relacionar las hojas entre si. Por ejemplo, relacionar la columna que contiene la figura de stock real de la tabla de producto con la hoja que contiene la información de envío. De esta forma, antes de confirmar el envío de la mercancía puede verificar la disponibilidad real sin demora y, por supuesto, al solo tener que actualizar una hoja, puede mantener todos sus datos actualizados en tiempo real.

4.- Para automatizar las operaciones, hacer uso de menús desplegables. Por ejemplo, en la hoja de pedido, crearíamos un menú desplegable que nos permita seleccionar los productos relacionados con la orden que se enviará de entre los que figuran en la primera hoja de "Productos".

Existen en Internet muchas plantillas y hojas de cálculo preconfiguradas que pueden ser de gran ayuda para desarrollar su propio archivos de control de stock en Excel. Sin embargo, esta sigue siendo solo una herramienta que puede ser muy útil, pero solo si se mantiene constantemente actualizada.

 

3. Software de Gestión de Almacenes para hacer inventario del almacén

Si el control de su almacén es un factor clave para su negocio, invertir en un software de gestión le reportará grandes beneficios y ahorro en materia de tiempo y operarios dedicados a ello. Un Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) nos permite realizar un seguimiento de todas las operaciones de manipulación que tienen lugar dentro del almacén. El control de inventario mediante un WMS está constantemente actualizado y permite acelerar los cálculos necesarios para las cuentas de la empresa, que, como hemos mencionado anteriormente, son necesarias por motivos fiscales y legales. De hecho, dichas cuentas deben mostrar detalles y valores de los activos y pasivos relacionados con su negocio y deben enumerarse todos los bienes divididos en categorías según el tipo y valor, incluida una indicación del valor de cada categoría

El sistema de gestión continene también todos los registros históricos, por lo que realizar una auditoría de errores es realmente fácil con él. Como cada empresa es diferente, el software se puede configurar según las necesidades individuales y las secuencias de producción individuales. MODULA pone a disposición de sus clientes, un amplio abanico de módulos de software complementarios para personalizar al máximo cada instalación según las caracterísitcas de cada negocio.

A la hora de implantar un WMS es muy importante hacerlo teniendo en cuenta las características actuales y previsiones futuras de nuestra empresa. Consulte cómo elegir el software de gestión de almacén más apropiado para su empresa en nuestro blog.


Los almacenes verticales, una solución todo en uno.

Los almacenes verticales automáticos son una solución que permite automatizar un almacén a bajo costo y también resolver sus problemas de inventario. Esta tecnología reemplazará a los antiguos estantes, voluminosos y poco prácticos para el manejo de productos y nada ergonómicos para los operarios y mozos del almacén.

Los almacenes verticales automáticos son estructuras de hasta 16 metros de altura con bandejas que pueden contener hasta 990 kg y que son impulsadas por elevadores internos que las llevan directamente al nivel de entrega. Las bandejas dentro del almacén pueden contener productos de diferente altura, tamaño, volumen y peso. El software puede ajustar la altura de la unidad automáticamente, maximizando así el espacio vertical dentro del almacén y evitando el desperdicio, con un espacio de almacenamiento de la bandeja de 25 mm.

El almacén vertical WMS permite administrar pedidos automáticamente a través de una interfaz de PC muy cómoda: simplemente seleccionamos el producto que estaoms buscando, introducimos la cantidad y enviamos la solicitud. En solo unos segundos, el producto estará disponible en el nivel de entrega. Y no solo eso, el software mantendrá un registro de esta operación automáticamente y podrá hacer su inventario con un solo clic. De hecho, el WMS controla todos los movimientos y sabe cuántos productos hay en el almacén y dónde están ubicados facilitando la obtención de la situación del stock en cualquier momento con un solo clic y haciendo su inventario en tiempo real.

 

Si está buscando una forma de agilizar y mejorar el control de inventario de su almacén, contacte con MODULA y nuestro equipo de ingenieros estudiarán su caso particular y le propondrán la instalación y sistema de gestión más adecuado para su negocio, sus productos y su presupuesto.

 

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