Gestire l’inventario è sempre un compito difficile per chiunque, sia che si faccia riferimento ad una piccola/media impresa o ad una supply chain articolata e complessa.
I volumi degli articoli cambiano e così anche il personale coinvolto, tuttavia programmare e fare l’inventario del magazzino resta sempre un’operazione noiosa che porta via molto tempo, sfruttabile in altro modo.
Non si può fare a meno dell’inventario di un magazzino allora?
Purtroppo no, l’inventario del magazzino è un’operazione fondamentale per avere sotto controllo la situazione in termini di giacenze di materiali, prodotti e semilavorati alla fine di un determinato periodo. Alle volte questa attività viene fatta periodicamente da alcune aziende per evitare problemi con i riordini e la produzione.
Se vi trovate a gestire un negozio e-commerce l’inventario del magazzino risulta ancora più importante per ridurre le differenze tra le giacenze fisiche e quelle contabili a livello di shop-online.
Il consumatore moderno è informato ed esigente, si aspetta velocità ed economicità nella distribuzione dei prodotti e per questo motivo i Centri di Distribuzione hanno assunto un ruolo strategico per la supply chain.
Devono dunque necessariamente essere gestiti nel migliore dei modi, anche se questo significa fare più volte l’inventario del magazzino durante l’anno per conoscere con precisione i prodotti disponibili e le relative quantità.
L’avvento delle tecnologie ha portato molti benefici nei processi industriali e ha messo a disposizione delle aziende programmi per l’inventario ad hoc, che consentono di velocizzare il processo e di abbandonare metodi come carta e penna e fogli excel per l’inventario.
Andiamo però con calma, vediamo innanzitutto i tre motivi principali per cui è necessario fare l’inventario.
Obblighi normativi per inventario
Innanzitutto è bene ricordare che l’inventario è obbligatorio secondo i principi civilistici e fiscali per quantificare e valutare le rimanenze. In particolare, l’inventario è fondamentale per la chiusura del bilancio di fine anno, deve essere redatto all’inizio dell’attività e poi per ogni annualità successiva.
In quest’ultimo caso va riferito alla data di chiusura dell’esercizio e deve contenere tutti i beni raggruppati in categorie a seconda della natura e del valore dei singoli beni per stimare la situazione patrimoniale dell’azienda secondo le attività e passività riportando tutto nel libro inventari.
L’inventario viene chiuso con lo Stato Patrimoniale, il Conto Economico e la nota integrativa (art.2217, 2° coma, del Codice Civile).
Garantire efficienza nel processo produttivo
Il secondo motivo riguarda la gestione stessa del magazzino e degli ordini. Un inventario preciso ed eseguito con costanza permette di tenere sotto controllo tutte le merci evase e quelle ricevute.
Ogni ritardo, dovuto ad esempio alla mancanza di una materia prima necessaria al processo produttivo, si ripercuote negativamente sui profitti complessivi dell’azienda.
Conoscere la corretta disponibilità di giacenze
Un problema molto comune è proprio quello di non conoscere con precisione l’effettiva disponibilità delle giacenze a causa delle incongruenze tra la merce fisica presente in magazzino e la quantità prevista.
Per evitare questa incongruenza è sufficiente tenere meticolosamente traccia di tutte le operazioni che coinvolgono gli articoli a magazzino, così da poter controllare le merci in esaurimento e procedere con il riordino in tempo utile alla produzione e/o all’evasione dell’ordine per il cliente.
Per ottimizzare questa operazione la soluzione migliore è quella di pianificare il riordino degli articoli tenendo conto del lead time di consegna al cliente e del lead time di consegna da parte dei fornitori.
Come fare l’inventario di un magazzino in modo veloce?
Le modalità per eseguire l’inventario possono essere riassunte nelle seguenti quattro categorie.
Carta e penna (e calcolatrice)
È il metodo tradizionale e sicuramente adatto solo nel caso in cui vi troviate di fronte ad un magazzino di dimensioni ridotte e un numero limitato di prodotti.
La prima operazione che dovete fare in questo caso è quella di suddividere i prodotti in categorie; non ne esistono di predefinite quindi sta a voi trovare la suddivisione migliore secondo il vostro business.
Procedete successivamente con ulteriori suddivisioni dei prodotti tenendo in considerazione la velocità con cui gli articoli si esauriscono per tenere sotto controllo quelli che richiedono riordini frequenti.
Per avere una visione d’insieme della situazione di approvvigionamento del magazzino segnate vicino a ciascuna macro categoria di prodotto anche i nominativi dei fornitori e il livello di scorta minimo richiesto.
Successivamente etichettate gli scaffali e catalogate i beni annotando tutto su più fogli e creando delle tabelle che rispecchiano la suddivisione fisica all’interno del magazzino.
Potete quindi creare ad esempio una tabella con indicazioni sulla categoria di appartenenza della merce, data di arrivo del prodotto, costo del prodotto, quantità ecc: un vero e proprio database.
Aggiornate costantemente il foglio così da non dovervi trovare con troppe operazioni da catalogare aumentando le probabilità di errori.
Foglio Excel
Una soluzione semplice per velocizzare le operazioni relative all’inventariato è quella di gestire il magazzino stesso in modo efficace, con cura e meticolosità.
Questo significa tenere costantemente traccia di tutte le operazioni che avvengono al suo interno: evasione merce, ordini, scorte, resi ecc. In caso non abbiate la possibilità di utilizzare un software di gestione aziendale che può gestire questo flusso in modo automatico per voi, potete ricorrere ad un semplice foglio Excel.
In questo modo, a fine anno non vi troverete a perdere tempo prezioso per ricontrollare tutto ma avrete di fronte a voi delle tabelle riassuntive dettagliate.
Ecco alcuni suggerimenti per costruire un’applicazione di gestione del magazzino attraverso dei fogli di calcolo Excel per velocizzare le operazioni di inventario.
Utilizzate tre fogli distinti:
– uno per i prodotti, dove riportare l’elenco completo dei beni, con relative informazioni sui fornitori e le giacenze
– uno per le operazioni relative al carico per segnalare data di arrivo e quantità di merce presente nel magazzino
– un foglio per l’evasione della merce
Se il vostro magazzino è adibito allo stoccaggio sia di materie prime che semilavorati che prodotti finiti utilizzate anche in questo caso tre fogli singoli per distinguerli
Collegate tra loro questi fogli. Come? Ad esempio riportate la colonna delle giacenze effettive presente nella tabella prodotti, anche nel foglio dedicato all’evasione della merce. In questo modo prima di dare conferma di evasione potete conoscere con certezza l’effettiva disponibilità senza incorrere in ritardi e soprattutto aggiornando un solo foglio avrete tutti i dati aggiornati in tempo reale
Per automatizzare le operazioni, sfruttate i menù a tendina. Nel foglio relativo agli ordini ad esempio, costruite un menu a tendina per selezionare i prodotti relativi all’ordine da evadere scegliendoli tra quelli presenti nel primo foglio “Prodotti”.
Online si trovano molti fogli precompilati che vi possono essere d’aiuto per la costruzione del file Excel. Tuttavia questo rimane uno strumento, che certamente può esservi di molto aiuto ma solo se costantemente aggiornato.
Software di gestione magazzino
Se questa attività è centrale per voi e merita un investimento che vi ripaghi nel tempo allora potete optare per un software gestionale.
Il WMS (Warehouse Management System) consente infatti di tenere traccia di tutte le operazioni di movimentazione che avvengono all’interno del magazzino. Mediante l’uso combinato con terminali mobili, come i lettori di codice a barre o RFID, tenere la situazione sotto controllo è molto semplice e veloce per gli operatori.
Il controllo delle giacenze tramite WMS è costantemente aggiornato e questo permette di velocizzare le operazioni di calcolo ai fini del Bilancio Aziendale, che come abbiamo già detto, è obbligatorio per motivi fiscali e civilistici.
Nel bilancio infatti deve comparire l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all’impresa e devono essere riportate tutte le merci suddivise per tipologie e valore, indicando anche il valore della singola categoria.
Grazie al gestionale, si può tenere traccia anche dello storico, risalire quindi ad eventuali errori sarà davvero facile. Poiché ogni singola azienda è diversa, i software possono essere impostati secondo le singole necessità e i singoli flussi produttivi.
Magazzini verticali
Una soluzione all in one. I magazzini automatici verticali sono una soluzione che vi permette di automatizzare il vostro magazzino a un costo contenuto e risolvere anche il problema dell’inventario.
Queste tecnologie rimpiazzano i vecchi scaffali, ingombranti e scomodi per la movimentazione della merce e per nulla ergonomici per gli operatori.
I magazzini automatici verticali sono strutture alte fino a 16 metri, dentro ai quali si muovono cassetti che possono contenere fino a 990 Kg, mossi da un elevatore interno che li fa arrivare direttamente alla baia di carico.
I cassetti dei magazzini possono contenere prodotti di altezze, dimensioni, volume e peso diversi. Il software poi gestisce in modo automatico le altezze di carico andando a ottimizzare al massimo lo spazio in altezza del magazzino senza sprechi, con una capillarità di passo di 25 mm.
Il WMS del magazzino verticale permette di gestire in modo automatico gli ordini tramite una comoda interfaccia PC: è sufficiente selezionare il prodotto che state cercando, inserire la quantità e inviare la richiesta e in pochi secondi avrete a disposizione sulla baia di carico il prodotto che stavate cercando.
Non solo: il software terrà traccia di questa operazione in modo automatico e voi potrete fare l’inventario in un click.
Il WMS infatti monitora tutte le operazioni e sa sempre quanti prodotti ci sono nel magazzino e dove sono collocati: vi basterà un solo click per conoscere in ogni momento la situazione delle scorte e avere un inventario in tempo reale.
7+1 Peccati Mortali del Magazzino
