L’inventaire est toujours une tâche difficile pour quiconque, qu’il s’agisse d’une petite ou moyenne entreprise ou d’une chaîne d’approvisionnement complexe et articulée.

Les volumes des articles changent, tout comme le personnel concerné, mais l’inventaire reste une tâche qui prend beaucoup de temps, un temps qui pourrait être consacré à d’autres activités.

On ne peut donc pas se passer de l’inventaire ?

Malheureusement non, c’est une opération fondamentale que d’avoir sous contrôle la situation de l’entrepôt en termes de stock de matériaux, de produits finis et de produits semi-finis à la fin d’une période donnée. Cette activité est parfois effectuée périodiquement par certaines entreprises pour éviter des problèmes de réapprovisionnement et de production.

Si vous gérez un magasin de commerce électronique, l’inventaire est encore plus important pour réduire les différences entre l’inventaire physique et l’inventaire comptable au niveau du magasin en ligne.

Le consommateur moderne est informé et exigeant, il s’attend à de la rapidité et du gain d’argent dans la distribution des produits et c’est pourquoi les centres de distribution ont assumé un rôle stratégique pour la chaîne d’approvisionnement.

Ils doivent donc nécessairement être gérés de la meilleure façon possible, quitte à faire l’inventaire plusieurs fois par an pour savoir exactement quels produits sont disponibles et en quelles quantités.

L’avènement de la technologie a apporté de nombreux avantages dans les processus industriels et en particulier dans l’automatisation de la gestion des entrepôts, avec des implications positives également pour la réalisation de l’inventaire. Mais allons-y doucement et voyons tout d’abord les trois principales raisons pour lesquelles il est nécessaire de faire l’inventaire.

Tout d’abord, il est bon de rappeler que l’inventaire est obligatoire selon les principes du code civil et des règlements fiscaux pour quantifier et évaluer les stocks. En particulier, l’inventaire est essentiel pour la clôture du bilan de fin d’année, il doit être établi au début de l’activité puis pour chaque année suivante.

Dans ce dernier cas, il doit se référer à la date de clôture de l’exercice et doit contenir tous les actifs regroupés en catégories selon la nature et la valeur de chaque actif afin d’estimer le bilan de l’entreprise en fonction des actifs et des passifs qui figurent dans le livre d’inventaire.

L’inventaire est clôturé avec le bilan, le compte de résultat et l’annexe aux comptes (art. 2217, 2ème alinéa, du Code civil italien).

La deuxième raison concerne la gestion de l’entrepôt et des commandes. Un inventaire précis et constamment exécuté permet de garder sous contrôle toutes les marchandises traitées et celles reçues.

Tout retard, par exemple dû à un manque de matière première nécessaire au processus de production, a un impact négatif sur les bénéfices globaux de l’entreprise.

Un problème très courant est précisément celui de ne pas savoir exactement quelle quantité de stock est réellement disponible en raison d’incohérences entre les biens physiques en stock et la quantité attendue.

Pour éviter ces incohérences, il suffit de suivre méticuleusement toutes les opérations effectuées sur les articles en stock, de manière à pouvoir vérifier les marchandises presque épuisées et les réapprovisionner à temps pour la production et/ou l’exécution de la commande pour le client.

Pour optimiser cette opération, la meilleure solution consiste à planifier le réapprovisionnement des articles en tenant compte du délai de livraison au client et du délai de livraison par les fournisseurs.

Comment faire rapidement l’inventaire d’un entrepôt ?

La manière d’effectuer l’inventaire peut être résumée dans les quatre catégories suivantes.

C’est la méthode traditionnelle et elle ne convient certainement que lorsque vous êtes confronté à un petit entrepôt et à un nombre limité de produits.

La première opération que vous devez faire dans ce cas est de diviser les produits en catégories ; il n’y en a pas de prédéfinies, c’est donc à vous de trouver la meilleure subdivision en fonction de votre entreprise.

Il faut ensuite procéder à d’autres subdivisions des produits, en tenant compte de la rapidité avec laquelle les articles s’épuisent afin de garder sous contrôle ceux qui nécessitent de fréquents réapprovisionnements.

Pour avoir un aperçu de la situation de l’entrepôt en matière d’approvisionnement, marquez le nom des fournisseurs et le niveau de stock minimum requis à côté de chaque macro-catégorie de produits.

Ensuite, il faut étiqueter les rayonnages et recenser les marchandises en notant tout sur plusieurs feuilles et en créant des tableaux qui reflètent la division physique de l’entrepôt.

Vous pouvez alors créer, par exemple, un tableau avec des informations sur la catégorie des marchandises, la date d’arrivée du produit, le coût du produit, la quantité, etc. Bref, une véritable base de données.

Mettez constamment le tableau à jour afin de ne pas avoir trop d’opérations à enregistrer, ce qui augmente la probabilité d’erreurs.

Une solution simple pour accélérer les opérations d’inventaire consiste à gérer l’entrepôt lui-même de manière efficace, avec soin et méticulosité.

Cela implique de suivre en permanence toutes les opérations qui s’y déroulent : traitement des marchandises, commandes, stocks, retours, etc. Si vous n’avez pas la possibilité d’utiliser un logiciel de gestion d’entreprise qui peut gérer ce flux automatiquement pour vous, vous pouvez utiliser une simple feuille Excel.

Ainsi, à la fin de l’année, vous ne perdrez pas un temps précieux à tout revérifier, mais vous aurez devant vous des tableaux récapitulatifs détaillés.

Voici quelques suggestions pour construire une application de gestion d’entrepôt utilisant des feuilles de calcul Excel afin d’accélérer les opérations d’inventaire.

Utilisez trois feuilles séparées :
– une pour les produits, où l’on trouve la liste complète des marchandises, avec des informations sur les fournisseurs et les stocks ;

– une pour les opérations liées au chargement, afin d’indiquer la date d’arrivée et la quantité de marchandises dans l’entrepôt

– une pour le traitement des marchandises ;

Si votre entrepôt sert à la fois au stockage des matières premières et des produits semi-finis et finis, utilisez aussi dans ce cas trois feuilles séparées pour les distinguer.

Reliez les feuilles entre elles. Comment ? Par exemple, copiez la colonne des stocks réels du tableau des produits également dans la feuille consacrée au traitement des marchandises. Ainsi, avant de donner une confirmation de traitement, vous pouvez connaître avec certitude la disponibilité réelle sans subir de retards et surtout, en mettant à jour une seule feuille, vous aurez toutes les données actualisées en temps réel.

Pour automatiser les opérations, utilisez les menus déroulants. Dans la fiche de commande, par exemple, construisez un menu déroulant pour sélectionner les produits liés à la commande à traiter, en les choisissant parmi ceux présents dans la première feuille « Produits ».
Vous trouverez en ligne de nombreuses feuilles pré-remplies qui peuvent vous aider à construire le fichier Excel. Toutefois, cela reste un outil, qui peut certainement être très utile, mais seulement s’il est constamment mis à jour.

Si cette activité est essentielle pour vous et mérite un investissement qui s’avère rentable à long terme, vous pouvez opter pour un logiciel de gestion.

Le WMS (Warehouse Management System) vous permet de suivre toutes les opérations de manutention qui ont lieu à l’intérieur de l’entrepôt. En combinaison avec des terminaux mobiles, tels que des lecteurs de codes à barres ou RFID, il est très simple et rapide pour les opérateurs de garder la situation sous contrôle.

Le contrôle des stocks par WMS est constamment mis à jour, ce qui permet d’accélérer les opérations de calcul pour les besoins du bilan de la société, qui, comme nous l’avons déjà dit, est obligatoire aux termes du code civil et des règlements fiscaux.

En fait, le bilan doit contenir l’indication et l’évaluation des éléments d’actif et de passif relatifs à la société et tous les biens divisés par type et valeur doivent être déclarés, en indiquant également la valeur de chaque catégorie.

Grâce au système de gestion, il est également possible de garder une trace de l’historique, de sorte qu’il est très facile de repérer les éventuelles erreurs. Comme chaque entreprise est différente, le logiciel peut être paramétré en fonction des besoins et des flux de production individuels.

Une solution all in one. Les magasins automatiques verticaux sont une solution qui vous permet d’automatiser votre entrepôt à faible coût et de résoudre également le problème de l’inventaire.

Ces technologies remplacent les anciens rayonnages, qui sont encombrants et inconfortables pour la manipulation des marchandises et pas du tout ergonomiques pour les opérateurs.

Les magasins automatiques verticaux sont des structures pouvant atteindre 16 mètres de haut, à l’intérieur desquelles se trouvent des plateaux pouvant contenir jusqu’à 990 kg, déplacés par un ascenseur interne qui les fait arriver directement à la baie de chargement.

Les plateaux des magasins peuvent contenir des produits de plusieurs hauteurs, dimensions, volumes et poids. Le logiciel gère alors automatiquement les hauteurs de chargement et optimise la hauteur du magasin sans gaspillages, par paliers de 25 mm.

Le WMS du magasin vertical vous permet de gérer automatiquement les commandes grâce à une interface PC pratique : il vous suffit de sélectionner le produit que vous recherchez, de saisir la quantité et d’envoyer la demande et, en quelques secondes, vous aurez le produit que vous cherchiez dans la baie de chargement.

En outre, le logiciel suit cette opération de manière automatique et vous pouvez faire l’inventaire en un clic.

Le WMS surveille en effet toutes les opérations et sait toujours combien de produits se trouvent dans le magasin et où ils se trouvent : il suffit d’un clic pour connaître à tout moment l’état des stocks et disposer d’un inventaire en temps réel.

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