Dematerialisierung und intelligente Archive: die hybride Revolution mit Modula

Heutzutage steht in allen Branchen, in denen die Verwaltung von Archivmaterial ein integraler Bestandteil der Prozesse ist – von der Logistik über die öffentliche Verwaltung bis hin zum Versorgungssektor und zur verarbeitenden Industrie – das Thema Dematerialisierungvon Dokumenten im Mittelpunkt.

Dabei geht es nicht nur darum, Papier abzuschaffen, sondern um eine neue Denkweise, wie Informationen gespeichert, geteilt und zugänglich gemacht werden, um Unternehmen effizienter, nachhaltiger und sicherer zu gestalten.

In diesem Zusammenhang stellt die Dokumentendematerialisierung den ersten konkreten Schritt zur intelligenteren und in die digitale Welt sowie die physische Archivierung integrierten Verwaltung dar.

Was ist der Unterschied zwischen Dematerialisierung und Digitalisierung? Erklärung

Oft werden die beiden Begriffe synonym verwendet, doch der Unterschied ist wesentlich.  

Die Dokumentendematerialisierung besteht darin, ein Papierdokument in ein digitales Format umzuwandeln (z. B. mittels Scanner, Kamera oder Smartphone) und dabei gleichzeitig seine volle rechtliche Gültigkeit zu gewährleisten. Dies ist insbesondere in stark regulierten Branchen ein entscheidender Schritt, da die ersetzende Archivierung strengen Anforderungen an Authentizität, Integrität und Auffindbarkeit unterliegt.

Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen hingegen geht über die reine Umwandlung von Papierdokumenten hinaus: Sie umfasst die native Erstellung digitaler Inhalte (wie z. B. digital signierte Verträge, automatische Berichte oder interaktive Dashboards) und deren Integration in automatisierte Workflows. Digitalisierung bedeutet, neu zu überdenken, wie Informationen innerhalb der Unternehmensorganisation erzeugt, geteilt und genutzt werden – mit dem Ziel, die Nachverfolgbarkeit, Kontrolle und operative Geschwindigkeit in allen Abteilungen zu verbessern.

Zusammengefasst: Die Dematerialisierung beginnt bei Papierdokumenten und wandelt sie in ein digitales Format um. Die Digitalisierung dagegen bezieht sich auf Prozesse, die von Anfang an digital sind, und ermöglicht deren Verarbeitung, Teilung und Integration in Unternehmenssysteme.

Für Unternehmen, die in regulierten oder komplex organisierten Umgebungen wie dem Versorgungssektor tätig sind, ist der erste Schritt zwangsläufig die Dematerialisierung der Papierdokumente. Nur durch Gewährleistung, dass jedes Dokument ein gültiges und sicheres digitales Pendant hat, kann eine echte Digitalisierung der Dokumentenprozesse beginnen — eine Entwicklung, die Kontrollen vereinfacht, Transparenz erhöht und die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Aufsichtsbehörden verbessert.

Die konkreten Vorteile der Dematerialisierung

Sobald die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate eingeleitet wird, werden die Vorteile sofort sichtbar.

Dematerialisierung ist nicht nur eine ökologische oder technologische Entscheidung, sondern ein echter Effizienz-Booster, der auf mehreren organisatorischen Ebenen greifbare Vorteile schafft.

• Wirksamere Kommunikation: Ein intelligentes digitales Archiv ermöglicht es, Daten optimal zu nutzen und proaktiv einzusetzen. So können Interaktionen mit Kunden und Geschäftspartnern personalisiert und Anfragen schneller und gezielter beantwortet werden.
• Betriebsflexibilität: Digital verfügbare Dokumente in der Cloud – jederzeit sicher und zugänglich – machen Unternehmen agiler, reaktionsschneller und fördern Remote-Arbeit sowie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten.
• Ökologische Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch und physische Transporte bedeuten geringere Emissionen und tragen zu den Klimaneutralitätszielen bis 2030 bei, die viele Organisationen festgelegt haben.
• Effizienz und Einsparungen: Recherchen sind sofort möglich, das Teilen von Informationen erfolgt in Echtzeit, und Fehler, Duplikate sowie Verlustrisiken werden minimiert. Das Ergebnis: schnellere, präzisere und produktivere Verwaltung.
• Datensicherheit: Dank fortschrittlicher Authentifizierungssysteme, redundanter Backups und Zugriffsnachverfolgung ist die Dokumentenverwaltung DSGVO-konform und besser vor Betrug oder Cyberangriffen geschützt.

Darüber hinaus ermöglicht die Integration digitaler Archive in ERP- und CRM-Systeme eine vereinheitlichte und stets aktuelle Sicht auf Unternehmensinformationen. Dies erleichtert Datenanalysen und unterstützt bewusste und strategische Entscheidungen.

Wenn Papier weiterhin benötigt wird: die Lösung heißt Modula

Selbst in stark digitalisierten Unternehmen verschwindet Papier nicht vollständig. Gesetzliche Vorgaben oder betriebliche Anforderungen können die physische Aufbewahrung bestimmter Dokumente erforderlich machen, was ein zuverlässiges und sicheres Archivierungssystem nötig macht.

In diesen Fällen stellen die automatischen Vertikallager von Modula, die eine strukturierte, nachverfolgbare und effiziente Verwaltung von Dokumenten und Materialien ermöglichen, die ideale Lösung dar. So werden der verfügbare Platz optimal genutzt und tägliche Abläufe vereinfacht.

Die vertikale Archivierung von Dokumenten reduziert den benötigten Bodenplatz um bis zu 90 %, wodurch wertvolle Flächen in Büros, Archiven und Lagern frei werden. Dies erhöht die Lagerkapazität, verbessert die Betriebseffizienz und senkt die Immobilienkosten, was auch ökologische Vorteile mit sich bringt.

• In den automatisierten Lagern sind Dokumente dank der geschlossenen Struktur und – falls erforderlich – des Climate-Control-Systems vor Abnutzung, Staub und Feuchtigkeit geschützt. Temperatur und relative Luftfeuchtigkeit bleiben konstant.
• Der Zugriff kann ausschließlich autorisierter Mitarbeiterschaft über Passwort, Badge oder RFID gewährt werden. Jeder Vorgang wird vollständig protokolliert, was Sicherheit und gesetzliche Konformität garantiert.
• Die Automatisierung ermöglicht ein schnelles Wiederauffinden von Dokumenten. Nach dem Prinzip „Ware zum Menschen“ bringt das System den gewünschten Träger direkt zur Entnahmestation – mit bis zu 190 Picks pro Stunde. Ein echter Vorteil in Bezug auf Geschwindigkeit und Produktivität.

Mit der Verwaltungs-Software Modula WMS kann das Unternehmen Eingänge und Ausgänge in Echtzeit überwachen, Bestände verwalten und Inventurprozesse vereinfachen. Visuelle Hilfsmittel wie Put to Light, Picking Station und Picking Cart unterstützen die Bediener bei ihren Aufgaben und machen jeden Vorgang moderner, intuitiver, sicherer und präziser.

Mit Modula findet auch das, was noch nicht dematerialisiert werden kann, eine moderne, sichere und nachhaltige Verwaltung, die nahtlos in die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens integriert ist. 

Praxisbeispiele: Unternehmen, die sich bereits für Modula entschieden haben

Immer mehr Unternehmen setzen auf die automatischen Vertikallager von Modula, um ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren und die physische Archivierung in digitale Prozesse zu integrieren.

Von der Logistik über die verarbeitende Industrie bis hin zum Bildungs- und Handelssektor ist Modula heute ein Maßstab für alle, die sich eine Kombination aus Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit wünschen.

• reBuy, europäischer Marktführer im Wiederverkauf gebrauchter Artikel, hat 36 Modula Vertikallager installiert, um Millionen von Produkten – von Büchern bis hin zu CDs – zu verwalten. Das Ergebnis: verkürzte Kommissionierzeiten und bessere Umweltleistungen.
• Die Bibliothek „Enzo Ferrari“ der Fakultät für Ingenieurwesen an der Universität Modena und Reggio Emilia nutzt ein Modula F250E, um ihren Buchbestand zu organisieren: über 200 laufende Meter Materialien sind auf weniger als 10 m² gelagert – Flächen wurden frei und die Verwaltung ist viel agiler.

• Im Automobilsektor setzen Unternehmen wie Autovega und mehrere Autohäuser Modula Lager nicht nur in technischen Abteilungen oder Ersatzteillagern, sondern auch in Büros ein, um Dokumente, Handbücher und Kundendatenblätter geordnet und nachverfolgbar zu archivieren.
• Net Seals, spezialisiert auf die Herstellung und den Vertrieb industrieller Dichtungen, hat ein zweistöckiges Modula Lager mit einer versetzten Entnahme installiert, das Regale und Schränke ersetzt. Dadurch ist die Archivierung schneller, sicherer und zugänglicher.

Diese Beispiele zeigen, dass Modula nicht nur eine Lagertechnologie, sondern eine branchenübergreifende Lösung ist, die sich an verschiedene Kontexte anpasst und jedes Unternehmen auf seinem Weg zur Digitalisierung begleitet. 

Automatische Archive und Dematerialisierung: die hybride Lösung für moderne Unternehmen

Die wahre Innovation entstammt dem Gleichgewicht zwischen digitaler und physischer Archivierung: Digitalisieren, was möglich ist, und physisch effizient verwalten, was bleiben muss.

Die Dokumentendematerialisierung senkt Kosten, Zeitaufwand und Emissionen, mit erheblicher Verbesserung der Nachhaltigkeit des Unternehmens. Gleichzeitig sorgt ein Modula Vertikallager dafür, dass auch verbleibende Papierdokumente intelligent, sicher und rechtskonform archiviert werden.

Unternehmen, die sich heute entscheiden, Digitalisierung und automatisierte Archivierungslösungen zu kombinieren, schaffen die Grundlage für ein flexibleres, effizienteres Betriebsmodell, das bereit ist für die Technologien von morgen – von der Cloud bis hin zur künstlichen Intelligenz in der Dokumentenverwaltung.