Lagerkennzahlen: Diese Kennzahlen sollten Sie zur Verbesserung der Logistik überwachen

Ein Lager kann effizient wirken, ohne tatsächlich effizient zu sein. Der Unterschied zwischen einer subjektiven Wahrnehmung und einer belastbaren Gewissheit liegt in den Daten: Solange Flächen, Zeiten und Bewegungen nicht gemessen werden, basiert jede Entscheidung auf Intuition. Die KPIs für das Lager – Key Performance Indicators – schließen diese Lücke. Sie verwandeln die täglichen Aktivitäten in Zahlen, die über einen längeren Zeitraum verglichen und vor allem in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden können.

In der Praxis besteht das Problem nur selten darin, dass keine Daten vorhanden sind. Häufiger liegt es an ihrer Qualität. Viele Unternehmen erfassen ihre KPIs manuell in Tabellen, die nur unregelmäßig aktualisiert werden. Andere sammeln Kennzahlen, ohne diese jemals in konkrete Entscheidungen zu übersetzen. Das Ergebnis ist dasselbe: Die teuersten Ineffizienzen bleiben häufig unsichtbar, bis sie zu einem offensichtlichen Kostenfaktor werden.

Was sind Lager-KPIs und warum sind sie wichtig?

Lager-KPIs, die auch als Leistungskennzahlen des Lagers bezeichnet werden, sind Messgrößen, mit denen die Wirksamkeit, Effizienz und Gesamtleistung eines Lagers oder Distributionszentrums bewertet werden. Diese KPI-Indikatoren sind grundlegende Steuerungsinstrumente, da sie eine objektive Bewertung jeder betrieblichen Phase ermöglichen – vom Wareneingang bis zum Versand. Sie helfen dabei, kritische Bereiche zu erkennen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Lagerlogistik zu optimieren.

Ihre kontinuierliche Überwachung bietet konkrete Vorteile in vier Bereichen:

• Leistungsbewertung: Die Kennzahlen vermitteln ein klares Bild davon, wie das Lager arbeitet und in welchen Bereichen sich Engpässe konzentrieren.
• Bestandsoptimierung: Die Kontrolle von Lagerumschlag und Bestandskosten trägt dazu bei, angemessene Bestandsmengen aufrechtzuerhalten und unnötig gebundenes Kapital zu vermeiden.
• Datengestützte Entscheidungen: Entscheidungen über Layout, Personal und Investitionen basieren auf konkreten Daten statt auf subjektiven Einschätzungen.
• Kostensenkung: Werden Ineffizienzen frühzeitig erkannt, kann eingegriffen werden, bevor daraus wirtschaftliche Verluste entstehen.

Was geschieht jedoch, wenn KPIs überhaupt nicht oder nicht korrekt gemessen werden? In diesem Fall bleiben besonders schwer erkennbare Ineffizienzen verborgen, da sie häufig in keinem Bericht erscheinen. Dazu gehören veraltete Materialien, Leerlaufzeiten der Mitarbeitenden oder Kommissionierfehler, durch die falsche, beschädigte oder abgelaufene Artikel an Kunden versendet werden. Dabei handelt es sich um reale Kosten, die gerade deshalb verborgen bleiben, weil sie niemand misst. Der erste Nutzen eines guten KPI-Systems besteht daher darin, sichtbar zu machen, wofür das Unternehmen andernfalls unbemerkt bezahlt.

So wählen Sie die richtigen KPIs für Ihr Lager aus

Nicht alle KPIs haben dieselbe Bedeutung. Ein E-Commerce-Lager, in dem die Geschwindigkeit der Auftragsabwicklung und die Bearbeitung von Retouren entscheidend sind, setzt andere Prioritäten als ein Lager in der Luft- und Raumfahrtindustrie, in dem eine fehlerfreie Kommissionierung unverzichtbar ist. Auch die Größe des Lagers und die spezifischen Unternehmensziele beeinflussen die Auswahl.

Eine sinnvolle Priorisierungsregel besteht darin, zunächst einige wenige Kennzahlen auszuwählen, die für den eigenen Sektor wirklich entscheidend sind. Diese sollten regelmäßig gemessen werden. Das Kennzahlensystem sollte erst dann erweitert werden, wenn die erhobenen Daten zuverlässig sind und tatsächlich genutzt werden. Ein guter Auswahlprozess kann in vier Schritten erfolgen.

Der erste Schritt besteht darin, von den Zielen auszugehen. Kostensenkung, Kapazitätssteigerung oder Verbesserung des Kundenservice führen jeweils zu unterschiedlichen KPIs. Deshalb sollten Kennzahlen ausgewählt werden, die das gewünschte Ergebnis unmittelbar messen. Im zweiten Schritt wird der Engpass identifiziert, also der Bereich, in dem besonders viel Zeit und Ressourcen verloren gehen. In den meisten Lagern handelt es sich dabei um die Kommissionierung. Die ersten Kennzahlen sollten sich deshalb auf diesen Bereich konzentrieren. Der dritte Schritt besteht darin, zu prüfen, ob jeder KPI handlungsrelevant ist. Führt eine Zahl weder zu einer Entscheidung noch zu einer konkreten Maßnahme, handelt es sich lediglich um einen weiteren zu erfassenden Wert und nicht um eine tatsächlich nützliche Kennzahl. Im vierten Schritt sollte mit den Daten begonnen werden, die sich mit den bereits vorhandenen Instrumenten zuverlässig messen lassen. Das Kennzahlensystem wird erst erweitert, wenn die Daten solide sind und im Unternehmen tatsächlich genutzt werden.

Für eine objektive Auswahl ist ein klarer Ausgangspunkt erforderlich. Während der Analysephase orientieren sich die Techniker von Modula am europäischen Branchenstandard FEM – Europäische Föderation für Instandhaltung – und nutzen eine interne Anwendung, um die aktuelle Lagereffizienz mit einem potenziell erreichbaren Szenario zu vergleichen. Das Tool bildet die gegenwärtige Situation des Lagers ab, einschließlich des Energieverbrauchs und der Kommissionierzeiten. Anschließend vergleicht es diese Daten mit dem Szenario, das durch die Einführung des ausgewählten Modula-Systems erreicht werden könnte. Auf diese Weise entsteht bereits vor der Umsetzung von Veränderungen eine objektive und quantifizierte Vergleichsgrundlage.

Welche KPIs gibt es in einem Lager? Jede Phase des Logistikflusses verfügt über eigene Kennzahlen.

Je nach Branche haben bestimmte Bereiche eine größere Bedeutung als andere. Es ist nicht erforderlich, sämtliche Kennzahlen gleichzeitig zu überwachen. Die folgende Übersicht enthält die wichtigsten Messgrößen für die Lagerverwaltung. Welche davon ausgewählt werden sollten, hängt von der Branche, den Unternehmenszielen und den zu lösenden Problemen ab.

Kennzahlen Logistik im Wareneingang

Der Wareneingang umfasst das Entladen, die Dokumentenprüfung, die Inspektion, Qualitätskontrollen und die Kennzeichnung der eingehenden Waren. Dieser Bereich ist besonders sensibel für Unternehmen, die große Eingangsmengen oder verderbliche Waren verwalten. Geschwindigkeit und Genauigkeit beim Wareneingang beeinflussen alle nachfolgenden Prozesse.

• Wareneingangsgenauigkeit: Misst den Anteil der eingegangenen Waren, der mit der Bestellung übereinstimmt. Korrekt eingegangene Artikel ÷ Erwartete Artikel × 100. Ein niedriger Wert bedeutet, dass der Lagerbestand bereits beim Eingang ungenau erfasst wird. Alle nachfolgenden Prozesse arbeiten dann mit fehlerhaften Daten.
• Durchlaufzeit des Wareneingangs: Misst die Zeitspanne zwischen dem Eintreffen der Ware und ihrer Verfügbarkeit am Lagerplatz. Gesamte Sortierzeit ÷ Anzahl der eingegangenen Artikel

KPIs für die Einlagerung

Die Einlagerung bestimmt, wie Produkte organisiert und aufbewahrt werden. Dieser Bereich hat eine hohe Priorität, da sich hier zwei häufig unterschätzte Kostenfaktoren konzentrieren: die benötigte Fläche und das im Bestand gebundene Kapital. Besonders relevant ist dies in Lagern mit vielen Artikeln, die nur selten bewegt werden, und mit einem hohen Wert der eingelagerten Waren.

• Bestandsführungskosten: Diese Kennzahl beschreibt die gesamten Kosten, die mit der Lagerung des Bestands verbunden sind. Summe der Bestände ÷ Gesamtwert des Lagers × 100
• Einlagerungsproduktivität: Bewertet die Effizienz der Einlagerungsprozesse anhand des pro Quadratmeter eingelagerten Bestandsvolumens. Belegter Raum ÷ Gesamte Lagerkapazität × 100
• Nutzung der Lagerfläche: Misst, wie effizient das Lager die verfügbare Fläche nutzt. Belegter Raum ÷ Gesamter nutzbarer Raum × 100
• Verhältnis zwischen Bestand und Umsatz: Vergleicht die vorhandenen Bestände mit dem Umsatz und hilft dabei, Nachfrageentwicklungen zu erkennen. Bestandswert ÷ Umsatzvolumen in einem bestimmten Zeitraum

KPIs für die Kommissionierung

Bei der Kommissionierung werden Waren entsprechend den Anforderungen eines Auftrags an ihren Lagerplätzen ausgewählt und entnommen. In diesem Bereich konzentrieren sich viele der Ineffizienzen eines Lagers. Gleichzeitig bietet die Kommissionierung besonders große Verbesserungspotenziale.

• Kommissionierproduktivität: Misst die Anzahl der pro Stunde entnommenen Auftragspositionen und macht eine häufig verborgene Verschwendung sichtbar: die Zeit, die Mitarbeitende mit dem Zurücklegen von Wegen zwischen den Regalen verbringen, anstatt Artikel zu entnehmen. Entnommene Auftragspositionen ÷ Für die Kommissionierung aufgewendete Stunden
• Kommissioniergenauigkeit: Misst, wie präzise die richtige SKU entnommen wird. Diese Kennzahl wirkt sich unmittelbar auf Retouren und Nachbearbeitungskosten aus. Korrekt bearbeitete Aufträge ÷ Gesamtzahl der Aufträge × 100
  
• Kommissionierdurchlaufzeit: Misst die Zeit, die für die vollständige Kommissionierung eines Auftrags benötigt wird – vom Auftragseingang bis zur Versandbereitschaft. Startzeit der Kommissionierung − Endzeit der Kommissionierung

KPIs für Distribution und Versand

Die Distribution steuert den Transport der Waren vom Lager bis zu ihrem endgültigen Bestimmungsort. Diese KPIs werden vom Endkunden unmittelbar wahrgenommen und wirken sich daher direkt auf die Qualität und den Ruf des angebotenen Service aus.

• Auftragsdurchlaufzeit: Misst die Zeit vom Eingang eines Auftrags bis zu seiner Ankunft beim Kunden. Berücksichtigt werden die Bearbeitung, Kommissionierung, Verpackung und der Versand. Zeitpunkt der Auftragserfassung − Zeitpunkt der Auftragsabwicklung
• Quote perfekter Aufträge – Perfect Order Rate: Misst den Anteil der Aufträge, die ohne Fehler oder Verzögerungen bearbeitet wurden. Perfekte Aufträge ÷ Gesamtzahl der Aufträge × 100 

KPIs für die Rückwärtslogistik

Die Rückwärtslogistik steuert den Warenfluss vom Kunden zurück zum Lager. Gründe dafür können Retouren, Reparaturen, Recycling oder Entsorgung sein. Dieser Bereich ist insbesondere im E-Commerce von großer Bedeutung.

• Retourenquote: Misst den Prozentsatz der versendeten Aufträge, die zurückgegeben werden. Zurückgesendete Aufträge ÷ Versendete Aufträge × 100. Eine hohe Retourenquote deutet häufig auf vorgelagerte Probleme hin, insbesondere auf Fehler bei der Kommissionierung.
• Bearbeitungszeit von Retouren: Misst die Zeitspanne zwischen dem Eingang eines zurückgesendeten Produkts und dem Zeitpunkt, zu dem es wieder verkauft oder entsorgt werden kann. Zeitpunkt des Retoureneingangs − Zeitpunkt des Prozessabschlusses

KPIs für Sicherheit und Personalproduktivität

Dieser Bereich verbindet zwei Dimensionen, die sich gegenseitig beeinflussen: den effizienten Einsatz der Arbeitskräfte und die Sicherheit des Arbeitsumfelds. Er ist besonders relevant bei arbeitsintensiven Tätigkeiten, bei denen Personalkosten und Arbeitssicherheit einen erheblichen Einfluss auf das Betriebsergebnis haben.

• Unfallbedingte Ausfallzeit: Misst die Anzahl der Arbeitsstunden, die aufgrund von Unfällen verloren gehen. Durch Unfälle verlorene Stunden ÷ Gesamte geplante Arbeitsstunden im Zeitraum × 100
• Personalauslastung: Misst den Anteil der verfügbaren Arbeitszeit, der produktiv genutzt wird. Tatsächlich geleistete Arbeitsstunden ÷ Verfügbare Arbeitsstunden × 100. Diese Kennzahl macht Leerlaufzeiten sichtbar, die nur selten in Berichten erscheinen, sich jedoch deutlich auf die Personalkosten auswirken.

Die wichtigsten KPIs, die sofort überwacht werden sollten

Nicht alle Kennzahlen müssen von Anfang an eingeführt werden. Wer einen universell anwendbaren Ausgangspunkt sucht, sollte sich zunächst auf einige wenige, bereichsübergreifende Lagerkennzahlen konzentrieren. Die zwei wichtigsten Kennzahlen betreffen die Kommissionierung: die Genauigkeit, weil ein Kommissionierfehler zu Retouren und Folgekosten führt, und die Produktivität, weil dieser Prozess besonders anfällig für Ineffizienzen ist.

Ergänzend sollten Lagerkennzahlen berücksichtigt werden, mit denen sich Fläche und gebundenes Kapital überwachen lassen. Dazu gehören die Flächennutzung und die Bestandsführungskosten. Darüber hinaus ist es sinnvoll, von Beginn an zwei Kennzahlen einzuführen, die nur von wenigen Unternehmen kontrolliert werden, obwohl sie besonders kostspielige Ineffizienzen sichtbar machen: die Veralterung von Materialien und die Leerlaufzeiten der Mitarbeitenden. Diese Faktoren können einen stärkeren Einfluss auf die Marge haben als viele klassische KPIs.

Wie Automatisierung die KPI Logistik verbessert

Ein Lager kann nur verbessert werden, wenn seine Leistung gemessen wird. KPIs verwandeln Flächen, Zeiten, Bestände und Warenbewegungen in vergleichbare Zahlen. Sie bilden die Grundlage für fundierte logistische Entscheidungen, die nicht allein auf Intuition beruhen. An diesem Punkt macht Automatisierung den entscheidenden Unterschied: Sie verbessert die wichtigsten Leistungskennzahlen messbar und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Daten automatisch, präzise und kontinuierlich erfasst werden.

Ein automatisches Vertikallager verändert die Logik der Kommissionierung grundlegend: Nicht mehr der Mitarbeitende bewegt sich zur Ware, sondern die Ware wird zum Mitarbeitenden gebracht. Dies wirkt sich unmittelbar auf mehrere der zuvor beschriebenen Kennzahlen aus.

Die am besten messbaren Verbesserungen betreffen die Bereiche, in denen auch der Kunde die Veränderungen zuerst wahrnimmt:

• Kommissionierzeit und -produktivität: Laufwege und Suchzeiten werden reduziert oder vollständig beseitigt.
• Kommissioniergenauigkeit: Visuelle Assistenzsysteme führen den Mitarbeitenden zum richtigen Artikel und senken die Zahl der Entnahmefehler.
• Flächennutzung: Ein System wie Modula Lift nutzt die verfügbare Gebäudehöhe, gewinnt Bodenfläche zurück und verbessert die gesamte Raumnutzung.
• Bestandsführungskosten: Sie sinken durch die präzise Rückverfolgbarkeit jeder Bewegung, wodurch Veralterung und Bestandsabweichungen begrenzt werden.

Im Bereich der Datenerfassung erstellt die WMS-Software – Warehouse Management System – von Modula lagerkennzahlen automatisch Berichte über den Materialumschlag und die Kommissionieraktivitäten. Die mit diesen Bereichen verbundenen Kennzahlen müssen somit nicht länger manuell und in regelmäßigen Abständen zusammengestellt werden. Stattdessen entsteht ein kontinuierlicher und stets aktueller Informationsfluss.