Hacer el inventario siempre es una tarea difícil para cualquiera, tanto en una empresa pequeña o mediana como en una cadena de suministro articulada y compleja.

Los volúmenes de artículos cambian y también cambia el personal. Sin embargo, hacer el inventario no deja de ser una operación aburrida que requiere mucho tiempo que podría dedicarse a otras cosas.

¿No se podría prescindir del inventario?

Lamentablemente no. Es una operación fundamental para mantener bajo control la situación del almacén en términos de existencias de materiales, productos y semielaborados al final de un determinado período. A veces esta actividad es realizada periódicamente por algunas empresas para evitar problemas con pedidos de reabastecimiento y producción.

Para la gestión del comercio electrónico el inventario es aún más importante, porque reduce las diferencias entre existencias físicas y contables a nivel shop-online. El consumidor moderno está informado y es exigente: quiere velocidad y economicidad en la distribución de los productos y por eso los Centros de Distribución asumen una función estratégica en la cadena de suministro. Deben necesariamente ser gestionados de la mejor manera, aunque esto signifique hacer varias veces el inventario durante el año para conocer con precisión los productos disponibles y las respectivas cantidades.

El advenimiento de las tecnologías ha aportado muchos beneficios a los procesos industriales, especialmente en la automatización de la gestión del almacén, con efectos positivos también en la realización del inventario. Pero vayamos con calma: veamos ante todo los tres motivos principales por los que es necesario hacer el inventario.

1. Obligaciones normativas

En primer lugar, cabe recordar que el inventario es obligatorio según los principios civiles y fiscales para cuantificar y valorar las existencias. El inventario es fundamental para el cierre del balance de fin de año, debe ser redactado al comienzo de la actividad y, en lo sucesivo, cada año. En este último caso, se refiere a la fecha de cierre del ejercicio y debe contener todos los bienes, agrupados en categorías según su naturaleza y valor, para permitir una estimación de la situación patrimonial de la empresa según las actividades y la pasividad, registrando todo en el libro inventarios.

El inventario se cierra con el Estado Patrimonial, la Cuenta Económica y la nota integrativa (art.2217, 2° apartado, código civil).

2. Garantizar eficiencia en el proceso productivo

El segundo motivo concierne a la gestión del almacén y los pedidos. Un inventario preciso y realizado con constancia permite mantener bajo control todas las mercancías entregadas y recibidas. Cualquier retraso, debido por ejemplo a la falta de una materia prima necesaria en el proceso productivo, repercute negativamente en la rentabilidad de la empresa.

3. Conocer la correcta disponibilidad de existencias

Un problema muy común es precisamente el no conocer con exactitud la efectiva disponibilidad de existencias, a causa de las incongruencias entre la mercancía física en almacén y la cantidad prevista. Para evitar esta incongruencia, es suficiente un seguimiento preciso de todas las operaciones con los artículos en almacén, para poder controlar la mercancía que se está por acabar y hacer el pedido de reabastecimiento con la anticipación necesaria para la producción y la ejecución de los pedidos. Para optimizar esta operación, la mejor solución es planificar el pedido de reabastecimiento de los artículos teniendo en cuenta la lead time de entrega al cliente y la lead time de entrega por parte de los proveedores.

Cómo hacer rápidamente el inventario de un almacén

Las modalidades de realización del inventario pueden resumirse en las siguientes cuatro categorías.

1. Lápiz y papel (y calculadora)

Es el método tradicional e indudablemente adecuado para almacenes pequeños con un bajo número de productos. La primera operación es subdividir los productos en categorías; no existen categorías predefinidas; depende de cada uno encontrar la mejor subdivisión de acuerdo con la actividad propia.

Realizar ulteriores subdivisiones de los productos teniendo en consideración la velocidad con la que los artículos se agotan, para mantener bajo control aquellos que requieren pedidos de reabastecimiento frecuentes.

Para tener una visión de conjunto de la situación de abastecimiento del almacén se deben indicar junto a cada macro categoría de producto los nombres de los proveedores y el nivel de reservas mínimo requerido.

Sucesivamente, etiquetar los estantes y catalogar los bienes anotando todo en planillas y creando tablas que indiquen la subdivisión física dentro del almacén.

Es posible crear, por ejemplo, una tabla con indicaciones de la categoría de pertenencia de la mercancía, la fecha de llegada del producto, el coste del producto, la cantidad, etc.: una auténtica base de datos.

Actualizar constantemente la planilla para no tener que catalogar demasiadas operaciones, aumentando las probabilidades de error.

2. Planilla Excel

Una solución sencilla para agilizar las operaciones relativas al inventario consiste en gestionar el almacén de manera eficaz, con esmero y meticulosidad. Esto requiere un seguimiento estricto de todas las operaciones de almacén: entrega de mercancías, pedidos, reservas, devoluciones, etc. Si no es posible utilizar un software de gestión del flujo, se puede recurrir a una simple plantilla Excel.

De esta manera, a fin de año no se perderá tiempo en controles, ya que se contará con una tabla de resumen con todos los detalles.

Sugerencias para construir una aplicación de gestión de almacén a través de hojas de cálculo Excel con el fin de agilizar las operaciones de inventario.

  • Utilizar tres planillas:
    una para los productos, indicando la lista completa de los bienes, con información sobre los proveedores y las existencias
    – una para las operaciones relativas a la carga, indicando fecha de llegada y cantidad de mercancía contenida en el almacén
    – una para la entrega de la mercancía
  • Si el almacén se utiliza para almacenar tanto materias primas como semielaborados y productos acabados, utilizar tres planillas diferentes para distinguirlos
  • Conectar las tres planillas. ¿Cómo? Por ejemplo, poner la columna de las existencias efectivas, presente en la tabla de productos, en la hoja dedicada a la entrega de mercancía. De esta manera, antes de confirmar la entrega será posible conocer con certeza la disponibilidad efectiva, sin incurrir en retrasos, y al actualizar una única planilla se actualizarán todos los datos en tiempo real
  • Para automatizar las operaciones, utilizar los menús desplegables. En la planilla de los pedidos, por ejemplo, se puede utilizar un menú desplegable para seleccionar los productos del pedido, eligiéndolos entre aquellos contenidos en la primera planilla, “Productos”

Online se encuentran muchas planillas pre-rellenadas que pueden servir de ayuda para la construcción del archivo Excel. Se trata de una herramienta que indudablemente puede servir de ayuda, pero sólo si se actualiza constantemente.

3. Software de gestión de almacén

Si esta actividad es para ti fundamental y merece una inversión que rendirá a lo largo del tiempo, puedes optar por un software gestional.

El WMS (Warehouse Management System) permite el seguimiento de todas las operaciones realizadas en el almacén. Mediante el uso combinado con terminales móviles, como los lectores de códigos de barras o RFID, los operadores pueden mantener la situación bajo control de manera rápida y sencilla.

El control de las existencias mediante WMS es constantemente actualizado y esto permite agilizar las operaciones de cálculo para el balance de la empresa, que, como hemos dicho, es obligatorio por motivos fiscales y civiles.

En el balance deben figurar la indicación y valoración de las actividades y pasividades relativas a la empresa, así como las mercancías divididas por tipo y valor, indicando también el valor de cada categoría.

Gracias al gestional, se puede hacer el seguimiento del historial, y será fácil identificar eventuales errores. Como cada empresa es diferente, las aplicaciones de software se pueden configurar según las necesidades y los flujos productivos.

4. Almacenes verticales

Una solución todo en uno. Los almacenes automáticos verticales son una solución que permite automatizar el almacén y resolver el problema del inventario a un coste reducido. Estas tecnologías reemplazan los antiguos estantes, voluminosos e incómodos para el desplazamiento de la mercancía, y para nada ergonómicos.

Los almacenes automáticos verticales son estructuras de hasta 16 metros de altura donde se desplazan bandejas que pueden contener hasta 990 kg, movidas por un elevador interno que las hace llegar directamente a la bahía de carga.

Las bandejas de los almacenes pueden contener productos de diferentes alturas, medidas, volumen y peso. El software gestiona de manera automática las alturas de carga, optimizando al máximo el espacio a lo alto del almacén, sin desperdicios, con un paso entre celdas de 25 mm.

El WMS del almacén vertical permite gestionar los pedidos de manera automática mediante una cómoda interfaz PC: es suficiente seleccionar el producto que se busca, introducir la cantidad y enviar la solicitud; en pocos segundos se tendrá el producto a disposición en la bahía de carga. Eso no es todo: el software hará el seguimiento de la operación automáticamente y será posible hacer el inventario en un clic.

El WMS monitoriza todas las operaciones y siempre sabe cuántos productos hay en el almacén y dónde colocarlos: será suficiente un solo clic en cualquier momento para conocer la situación de las reservas y obtener un inventario en tiempo real.

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