Claves para gestionar el stock en el almacén de forma eficiente

05/03/2018

Mantener una cantidad de mercancía en forma de stock implica ciertos costes. De hecho, el stock es un activo tangible que requiere una gran inversión de capital y tiene un efecto directo en la entrega a los clientes.

Las razones por las que las empresas acumulan existencias varían mucho, pero en general, el stock es esencial para cubrir el desfase temporal entre la oferta y la demanda.

Para contrarrestar esta necesidad en la década de 1980, nació el método Just In Time, una filosofía de producción oriental desarrollada por Toyota. "Just In Time" forma parte de una amplia metodología para organizar la producción sin excedentes, buscando la mejora continua con el objetivo de crear almacenes sin stock y producir solo cuando hay demanda. Es cierto que en muchas realidades, si no en todas, esta metodología es hipotética y poco realista. Sin embargo, de esta filosofía nos quedamos con la idea de que limitar la cantidad y el valor de las existencias en los almacenes permite un gran ahorro económico.

Siguiendo el objetivo de mantener las existencias al mínimo, es evidente que las compras tendrán que ser mucho más frecuentes. Disminuye la posibilidad de descuentos por volumen y aumenta el coste en términos de preparación de pedidos y tiempos de envío para el departamento de compras. Por un lado, tenemos el coste de propiedad, que se refiere al stock. Y por otro lado está el coste de suministro, vinculado al manejo de una gran cantidad de pedidos.

La administración de inventarios o stock tiene como objetivo alcanzar una relación productiva entre estos dos costes. Al mismo tiempo se centra en cumplir con las decisiones y objetivos comerciales generales, así como con las estrategias de cada departamento. Normalmente, los departamentos de finanzas prefieren mantener bajos niveles de existencias para ahorrar desembolsos de capital, mientras que los departamentos de marketing hacen fuerza para que haya un gran nivel de stock que les permita ofrecer los descuentos.


⇥ Modelos de gestión de stock

Hay varios modelos de gestión de stock, pero no hay uno que se adapte a todas las empresas. Al decidir qué sistema adoptar para una compañía se deben tener en cuenta las siguientes variables:

  • Objetivos de la empresa y modelo de negocio. 
  • Tipo de existencias: materias primas, productos semielaborados o productos terminados. 
  • Índice de Rotación de Mercancías: valor que indica el número de veces que los bienes se renuevan durante un período de tiempo determinado dentro del almacén. 
  • Plazos de entrega, es decir, el tiempo que transcurre desde la emisión del pedido hasta la recepción de los productos solicitados. 
  • Características de la demanda: volatilidad, poca previsibilidad, etc. Existen dos tipos principales de demanda: independiente o dependiente. La demanda independiente viene determinada por las condiciones del mercado. Depende de factores externos a la empresa y, por lo tanto, es impredecible. La demanda dependiente se refiere a las empresas que producen el producto para su posterior distribución. Esto es predecible porque depende de la empresa. 
  • Recursos disponibles para la gestión y organización de stock: capital humano y/o capital físico.

En base a estas variables, hay tres preguntas principales que debe hacerse y para las que debe obtener respuesta:
1. ¿Cuánto debe ordenar?
2. ¿Cuándo tiene que ordenar?
3. ¿Cómo verificar la eficiencia del sistema?

Revisemos este último punto.

⇥ Administrar el stock de manera eficiente

Como mencionamos anteriormente, existen varios sistemas para administrar las existencias del almacén y ninguno se puede considerar el mejor en general. La solución óptima difiere de una compañía a otra, pero existen algunos principios comunes que se pueden implementar independientemente del tipo de sistema utilizado y que garantizan una gestión efectiva del stock.

1. Determine la prioridad de los artículos en el almacén.
Una manera fácil de hacerlo es usar el sistema ABC y subdividir los productos en tres categorías según su valor de uso (alto, medio y bajo). Generalmente, es común implementar este sistema usando la ley de Pareto, según la cual el 80% de las ventas proviene del 20% de todos los artículos. Los artículos en la categoría A serán, por lo tanto, aquellos que necesitan más atención. Clasificarlos de esta manera le permite mantener siempre el control de la disponibilidad de las existencias más importantes para la producción, administrar su reordenamiento de manera más eficiente y evitar el tiempo de inactividad de la producción.

2. Mantenga siempre los datos de inventario actualizados.
Cada vez que se lleva a cabo una acción dentro del almacén, debe supervisarla porque cambia el valor total de sus existencias. Solo con una representación actualizada y verdadera de la situación de su stock en cualquier momento, puede tomar decisiones de gestión efectivas.

3. Organice el espacio de manera efectiva.
Planifique los diseños de los estantes y los compartimentos de modo que constituyan el entorno adecuado para ubicar y recoger los artículos con la mayor rapidez posible. También debe ser dinámico para que pueda reorganizarse según las necesidades futuras.

4. Adopte software de gestión del almacén.
Con el software puede automatizar la administración de movimientos de stock, simplificando el proceso para realizar un seguimiento de todas las transacciones y reducir los errores.


¿Y si hubiera una solución para automatizar y simplificar la gestión de stock?

Esta pregunta se repite cada vez más y la respuesta son los almacenes automáticos de bandeja vertical. Es una solución simple y mucho más sencilla que los almacenes totalmente automáticos.

Este sistema facilita la gestión de todos los artículos en el almacén, incluido el stock. Tienen una orientación vertical y un sistema automático de manejo de bandejas. Su interfaz de operador permite manejar las solicitudes de picking y carga con solo un clic. En la mayoría de casos, se integran perfectamente en la red de su empresa para que pueda supervisar todas las acciones realizadas por cualquier operador. Esta solución requiere un presupuesto limitado que, sin duda, depende de la cantidad de máquinas que desee adquirir. Con ella puede realizar un seguimiento del estado de sus existencias, ya que se actualiza en tiempo real.

Además, los almacenes verticales automáticos pueden administrar su stock automáticamente e informar cualquier artículo que necesite ser reorganizado. Recuerde que son máquinas, por lo que se trata de una inversión con beneficios a largo plazo.

Puede investigar, más allá de este post, las posibilidades para encontrar la mejor solución para su negocio a fin de decidir cuándo y cuántos pedidos realizar.
Los puntos anteriores siguen siendo válidos (variables y decisiones a considerar), pero si se planifican adecuadamente, la gestión de inventario y los almacenes verticales automáticos pueden ofrecer una solución óptima: reducen los errores (casi hasta eliminarlos por completo), ahorran espacio, tiempo y garantizar la máxima seguridad para sus productos y la seguridad de sus operadores.

 

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