Muy a menudo, cuando se habla del software Modula WMS, no es posible tener una idea clara y precisa de cómo funciona, cómo se implementa dentro del flujo logístico y, sobre todo, cuántas de sus funciones pueden utilizarse en el día a día del almacén.
Si no se ha utilizado antes, no es fácil identificar y cuantificar las ventajas de aplicar esta potente y, al mismo tiempo, sencilla herramienta.
¿Para qué sirve exactamente el software WMS?
Mucha gente clasifica el Warehouse Management System (WMS) como un sistema de gestión de carga y descarga del almacén pero, como se puede ver a continuación, esta definición es muy restrictiva.
El WMS puede considerarse como la parte pensante del almacén, el sistema de supervisión y control que permite la gestión y la coordinación de las distintas operaciones que tienen lugar dentro de toda la zona de almacenamiento.
Uno de los principales puntos fuertes del WMS, de hecho, es precisamente el de poder interactuar con numerosos sistemas de gestión de la empresa, en múltiples niveles de complejidad, para responder a las solicitudes de acción o control sobre lo que ocurre en la cadena de suministro.
Partiendo de esta premisa, si pensamos en el software WMS de Modula, diseñado inicialmente para la gestión de los almacenes verticales automáticos, comprenderemos fácilmente que no puede clasificarse como un simple sistema de gestión de carga y descarga.
¿Qué servicios ofrece el Modula WMS?
La ventaja logística, que se hace evidente desde la instalación, reside en la posibilidad de gestionar, al detalle, cada referencia individual o código de producto, asociándolo a un único compartimento del almacén Modula.
Por compartimento entendemos un espacio físico de la bandeja, delimitado por separadores y divisores, destinado a contener los materiales que se van a almacenar.
Gracias a una sencilla integración, desde cada uno de estos compartimentos, el software WMS puede gestionar y recuperar datos relativos a la mercancía en el almacén, como por ejemplo:
- Fecha de maduración (por madurar/listo)
- Fecha de caducidad
- Información relativa al estado del código de artículo individual
- Estado de archivo (archivado, por archivar)
- Estado de validación (validado/por validar)
- Estado del producto (nuevo/usado)
Gracias al WMS, la gestión de los datos maestros es mucho más eficaz. Se hace un seguimiento de cada movimiento, de un solo artículo, de un solo compartimento: si se ha manipulado el material, si se ha depositado, si se ha sacado, etc.
Para cualquiera que trabaje en este sector, sería muy difícil no encontrar útil e interesante que, a través del Warehouse Management System (WMS), se tenga todo controlado.
Esto es posible porque la comunicación entre el WMS y el ERP tiene lugar en tiempo real; una vez que el estado del material ha cambiado, la información se intercambia directamente entre el software y el sistema principal, actualizando así el estado de la referencia y haciendo que el cambio sea visible para todos los usuarios.
El WMS también es especialmente eficaz en el caso de operaciones estructuradas y complejas, como el inventario o la consolidación de pedidos.
Esta herramienta, combinada con varias integraciones robóticas o accesorios, ofrece la posibilidad de agilizar operaciones que muy a menudo requieren mucho tiempo y una mano de obra considerable.
Por ejemplo, la consolidación, organizada por el software WMS, también podría tener lugar sobre la marcha gracias a soluciones de picking como el Picking Cart: los pedidos se consolidan mientras se prepara el propio pedido.
Falsos mitos sobre el WMS: aclarémoslos
Para garantizar una información correcta y adecuada a quienes trabajan en el mundo de la logística, es necesario disipar los principales «falsos mitos» relacionados con el software Modula WMS.
- Con una sola licencia de WMS Modula no es posible gestionar todo un sistema de instalaciones.
- El WMS no permite un control completo de múltiples almacenes ubicados en distintos departamentos.
- Los sistemas WMS son difíciles de integrar con los distintos sistemas ERP
- Las infraestructuras no pueden volver al estado anterior a la instalación del software de gestión WMS.
- El sistema WMS no puede gestionar la pieza/referencia individual de forma precisa y puntual.
- El software WMS no puede gestionar un inventario completo.
- Se necesita un experto informático o ingeniero para integrar y utilizar correctamente el WMS en el área logística.
Con una sola licencia de WMS Modula no es posible gestionar todo un sistema de instalaciones
El primer «falso mito» se refiere a la necesidad de tener una licencia de WMS por cada almacén automático/producto instalado.
Si decides tener varios Modula instalados en la misma planta, o en la misma empresa pero en sitios distintos -por ejemplo, en el almacén, en la producción, en el punto de venta, no es absolutamente necesario adquirir una licencia para cada producto.
Una única licencia te permite gestionar todos los almacenes Modula activos, independientemente del modelo, tamaño, capacidad o funciones individuales.
Y no sólo eso, la activación del sistema WMS también puede ayudar en la gestión de los almacenes manuales ya presentes en la empresa.
Modula ha explotado su saber hacer, desarrollado a través de los almacenes verticales automáticos, también en la gestión de los sistemas de almacenamiento «clásicos», permitiendo aumentar el control en las zonas de almacén donde no existen soluciones automatizadas.
Sin duda, un almacén manual, aunque esté conectado al software WMS, requiere un funcionamiento más manual.
Por ejemplo, durante las actividades de picking y depósito, el registro de datos e información no se hace automáticamente, lo que puede exponer al riesgo de algunos errores de introducción. En este caso híbrido, el encargado del picking debe registrar cuidadosamente las actividades realizadas, mientras que el software garantizará el procesamiento correcto de la información, combinando la información de los almacenes manuales con la de los VLM.
Esto demuestra que la gestión mixta desde el almacén puede implantarse en la empresa.
Los almacenes verticales automáticos Modula y los almacenes manuales pueden convertirse en soluciones complementarias para distintas funciones y situarse en distintas partes de la empresa, lo que demuestra que la gestión mixta desde el almacén puede implantarse en la empresa.
El WMS no permite un control completo de múltiples almacenes situados en distintos departamentos
El WMS, como se ha anticipado, es el cerebro pensante que gestiona toda la logística y las máquinas del almacén, automáticas o manuales.
En lo que respecta a los productos Modula, la gestión y el control de las máquinas son ciertamente más precisos, incluso cuando los almacenes están situados en departamentos distintos y distantes.
Tomemos como ejemplo una empresa en la que existen, al mismo tiempo:
- una solución Modula utilizada para almacenar materias primas
- un almacén Modula, situado en el departamento de producción, que almacena productos especiales, incluso gracias a la integración robótica
- un producto Modula para guardar piezas para ensamblar o para almacenar consumibles
- un Modula para almacenar de forma ordenada productos semiacabados o premontados
- un almacén automático para productos acabados que se van a probar
- un Modula dedicado a productos acabados y ya paletizados
- una solución para almacenar piezas de repuesto.
Gracias al Warehouse Management System WMS es posible gestionar todas estas máquinas simultáneamente y de forma coordinada, precisa y automatizada.
Este aspecto es muy importante porque permite a cada departamento de la empresa controlar sus propias referencias según su propia lógica y de acuerdo con las normas y reglamentos.
Por ejemplo, en el caso de los departamentos de producción, es muy frecuente que se necesiten sistemas automatizados para almacenar materias primas, kits o materiales de procesamiento en compartimentos. Con los almacenes Modula, es posible definir un compartimento que contenga distintas cantidades de material a granel o contenido en cajas.
Además, para optimizar la gestión de las referencias, es posible emplear accesorios como la balanza de recuento, útil para gestionar fácilmente las distintas cantidades incluso de piezas minúsculas o pequeñas.
Incluso en el sector dedicado a los productos semiacabados o acabados, a menudo es necesario organizar el almacenamiento teniendo en cuenta los tiempos de espera relacionados con la naturaleza del material almacenado. El sistema WMS permite definir, para cada almacén, e incluso para cada compartimento, los tiempos y métodos de almacenamiento, garantizando un control continuo de la mercancía almacenada.
Por último, una de las aplicaciones más conocidas y populares de los almacenes Modula es el almacenamiento de piezas de repuesto; también en esta situación, el WMS se convierte en un verdadero sistema de gestión de almacenes de piezas de repuesto que permite encontrar todo lo que buscas con pocas y sencillas operaciones.
Los sistemas WMS son difíciles de integrar con los distintos sistemas ERP
Integrar un software de gestión de almacenes como Modula WMS en los propios sistemas de gestión es mucho más fácil de lo que uno podría imaginar.
Uno de los temas más interesantes para quienes están interesados en los sistemas de gestión es cómo implantar e integrar un nuevo software en las infraestructuras de gestión existentes. Se trata de un aspecto muy importante, porque las dudas sobre la gestión de los flujos operativos y las posibles dificultades durante la integración son siempre motivo de preocupación para los que se encargan de la gestión informática de la empresa.
La buena noticia es que el software Modula WMS, creado hace más de 20 años en Modula, tiene una eficiencia y eficacia adquiridas gracias a nuestros muchos años de experiencia.
Nuestro personal dedicado al WMS ha permitido desarrollar soluciones capaces de hacer muy sencillas las integraciones con los sistemas de gestión y con los ERP ya presentes en la empresa.
En cuanto a la integración y el intercambio de datos entre un almacén automatizado Modula y un ERP de empresa, se pueden identificar tres métodos que pueden utilizar las interfaces que utilizan los siguientes protocolos:
- Intercambio de datos mediante Web service (Rest API)
- Intercambio de archivos (xml, csv, archivos de texto)
- Intercambio de datos mediante ODBC (base de datos fronteriza)
La elección de la metodología de intercambio de datos puede depender de varios factores: en primer lugar, de las directrices de la empresa, del sistema de gestión de almacenes ya utilizado, de la familiaridad con los protocolos, pero también de las preferencias subjetivas de cada empleado.
La integración del WMS sigue exactamente las limitaciones técnicas dictadas por el sistema preexistente o, en caso de «carta blanca», es posible construir arbitrariamente el sistema y su lógica. En este último caso, tendemos a recomendar el intercambio de datos a través de web service basado en REST API; este modo puede integrarse fácilmente con todos los sistemas de gestión modernos, incluso con los que funcionan puramente en línea.
Las infraestructuras no puede volver al estado anterior a la instalación del software de gestión WMS
Modula WMS es especialmente flexible y modulable en cuanto a cambios, incluso en curso, de la configuración principal.
Por ejemplo, independientemente del modo de intercambio de datos, ya sea mediante ODBC, Web service o basado en intercambio de archivos, siempre es posible cambiar la configuración y los modos de intercambio. No hay restricciones, se puede cambiar el tipo de interfaz en cualquier momento.
Es muy fácil cambiar las interfaces de comunicación o restablecer los modos anteriores.
Además, incluso en caso de cambios en la configuración del software, no se pierde ningún dato del almacén gestionado por Modula WMS, no se borra ninguna actividad, simplemente se reconfigura el WMS cambiando el tipo de protocolo.
Esta garantía de seguridad, sumada a la flexibilidad del sistema, hace de Modula WMS una solución absolutamente fiable y práctica también para futuros desarrollos.
Por tanto, en cualquier momento es posible adaptar los protocolos de intercambio o volver sobre los propios pasos.
El sistema WMS no puede gestionar la pieza/referencia individual de forma precisa y puntual
Otro aspecto que hay que investigar es la gestión de la pieza individual/referencia almacenada.
La supuesta falta de adaptabilidad del software de gestión del WMS para gestionar lotes o crear protocolos de gestión personalizados es totalmente infundada.
Un almacén Modula puede gestionar cada artículo con total flexibilidad gracias a la comunicación con el software que permite controlar miles de códigos simultáneamente.
Cada referencia puede gestionarse con distintos procesos FIFO, según el volumen y con unidades de medida personalizadas. Por ejemplo, un artículo puede gestionarse en paquetes de 6 o 12 unidades o más y contarse en diferentes unidades de medida según las necesidades del almacén.
De este modo, también es posible controlar y gestionar eficazmente productos como el agua o los alimentos, que pueden contarse con palés o piezas o paquetes individuales como unidades de medida según la zona del almacén o las necesidades de almacenamiento y picking.
El software WMS no es capaz de gestionar un inventario completo
Hablando de gestión de almacenes, es imposible pasar por alto el aspecto del inventario, una de las actividades fundamentales que hay que gestionar de forma impecable. Como se ha visto en los párrafos anteriores, la integración de un software WMS es la solución más adecuada para mantener el inventario bajo control y desarrollar una buena catalogación.
Al instalar un warehouse management system WMS, la empresa tiene garantizado un inventario preciso y, sobre todo, constante; en cualquier momento, es posible conocer la posición, el estado y la cantidad del material almacenado en los almacenes. Además, se pueden consultar todas las operaciones y los historiales de almacenamiento y picking en unos sencillos pasos.
El WMS, en pocas palabras, permite elaborar un informe preciso y organizado, basado en referencias individuales o grupos enteros de ubicaciones, requerido por el ERP con una lista de códigos a inventariar.
Incluso si el operario quiere realizar una comprobación manual, sólo tiene que hacer la consulta a través de la consola. Todo ocurre en unos instantes: el almacén Modula recibe la consulta como si fuera un simple pedido. El operario encontrará la bandeja solicitada justo delante de él, en la bahía, y podrá contar el material que contiene, confirmando cantidades y existencias.
En resumen, el software Modula WMS, si se le solicita, toma una imagen detallada del contenido de los almacenes automáticos: así siempre es posible conocer el estado y la cantidad de material y el historial de lo que se ha retirado o ingresado (cuándo y por quién).
Se necesita un experto informático o ingeniero para integrar y utilizar correctamente el WMS en el área logística
Modula WMS se ha diseñado y construido para garantizar un funcionamiento y una experiencia de usuario sencilla: no se necesitan conocimientos informáticos especiales para consultarlo o entender cómo funciona.
La interfaz de usuario está diseñada para facilitar su uso y, en consecuencia, el proceso de aprendizaje también es muy rápido.
Tras importar los datos maestros de los artículos y definir las ubicaciones, se puede acceder en cualquier momento al panel del software WMS para manejar y consultar directamente el sistema.
Además de los informes clásicos del WMS, es posible disponer de información más detallada sobre toda la flota de Modula, por ejemplo, cuánto espacio podría optimizarse más, cuánto volumen está realmente ocupado, cuántas operaciones se han realizado, cuántos errores se han registrado y mucha más información.
Como ya se ha explicado, una de las principales ventajas de utilizar este software es la posibilidad de establecer el grado y la profundidad de la interacción con las estructuras informáticas de la empresa. La posible integración con el sistema ERP permitiría, por ejemplo, la automatización de todo el proceso de carga y descarga de pedidos con el registro asociado del historial de actividades.
En conclusión, el software WMS Modula es un sistema altamente eficaz y fiable para la gestión de almacenes, que ha demostrado que puede adaptarse a las necesidades de los más diversos tipos de empresas.
Como hemos visto, algunos de los «falsos mitos» que circulan en torno a este software se basan en información incorrecta o incompleta que no tiene en cuenta su gran capacidad de personalización e integración.
Entre las muchas funcionalidades de Modula WMS, destacamos el seguimiento en tiempo real de los procesos logísticos y la gestión automatizada de inventarios, que representan un valor añadido para cualquier empresa.
En definitiva, la elección de Modula WMS puede contribuir significativamente a mejorar la eficiencia, la productividad y la competitividad de cualquier almacén, superando todos los prejuicios y «falsos mitos».
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